Stammgäste in der Tierpension: So nutzen Sie die Kundenkartei von PawsPet Business

Bei der ersten Buchung legen Sie den Kunden und sein Tier an, auch wenn der Kunde nicht bei PawsPet registriert ist. Bei jedem Aufenthalt erfassen Sie in der Tierkartei, was Sie später wiederfinden möchten. Bei der nächsten Buchung suchen Sie nach dem Kunden oder dem Tier und lesen vor der Ankunft alles noch einmal durch.

In der mobilen App PawsPet Business benötigen Sie ein Unternehmensprofil: Ohne Profil zeigt der Tab „Kunden“ die Meldung „Sie sind noch kein Anbieter“ an. Die Kundenverwaltung ist auch nutzbar, bevor die Stripe-Verifizierung abgeschlossen ist.

Beim ersten Mal: Kunden und Tier anlegen

1. Öffnen Sie „Kunden“ » „+“. Geben Sie den verpflichtenden „Namen“ ein und bei Bedarf die optionale „E-Mail“ und „Telefonnummer“.
2. Tragen Sie unter „Notizen“ dauerhafte Kontakt- und Organisationsvorlieben ein, zum Beispiel „Bevorzugt Anrufe nach 18 Uhr“. Diese Notizen sind private Notizen des Betriebs: Der Kunde sieht sie nie.
3. Aktivieren Sie das Pflichtkästchen „Ich bestätige, dass ich den Kunden über die Registrierung seiner Daten informiert habe“. Tippen Sie auf „Weiter: Tier hinzufügen“, um den Kunden zu speichern und direkt zum Tierformular zu wechseln, oder auf „Überspringen, nur Kunde“, um die Kundenkartei allein anzulegen.
4. Geben Sie im Schnellablauf den verpflichtenden „Namen“ des Tiers ein und ergänzen Sie die verfügbaren Angaben: „Tierart“, „Rasse“, „Geschlecht“, „Geburtsdatum“, „Kastriert“, „Farbe“ und „Mikrochipnummer“. Schreiben Sie unter „Notizen“ dauerhafte Gewohnheiten auf, etwa die üblichen Fütterungszeiten. Schließen Sie mit „Fertig“ ab.

Wenn Sie nur den Kunden gespeichert haben, können Sie später über „Tier hinzufügen“ in seiner Kartei ein Tier hinzufügen.

Verwenden Sie nicht mehr die alten „Gesundheitsnotizen“ im Tierformular: Sobald Einträge mit „Erfassen“ angelegt wurden, erscheinen diese Notizen nicht mehr unter „Gesundheit“ und im „Verlauf“.

Bei jedem Aufenthalt: Erfassen, was Sie wiederfinden möchten

1. Öffnen Sie den Kunden und tippen Sie auf das Tier im Verzeichnis. Verwenden Sie unter „Gesundheit“, „Messungen“ oder „Aktivitäten“ die Schaltfläche „+“ oder neben einem Abschnitt „Hinzufügen“.
2. Wählen Sie im Blatt „Erfassen“ den „Typ“: „Impfung“, „Behandlung“, „Allergie“, „Besuch“, „Fellpflege“, „Aktivität“, „Gewicht“ oder „Notiz“.
3. Geben Sie den verpflichtenden „Namen“ ein und ergänzen Sie bei Bedarf „Datum“, „Ablaufdatum“ und „Notizen“. Für „Gewicht“ geben Sie den „Wert (kg)“ ein; Sie können ein Foto anhängen. Tippen Sie auf „Speichern“.

Praktische Beispiele für die Tierpension:

• „Gewicht“ bei Ankunft und Abholung, wenn Sie die Gäste wiegen.
• Eine „Notiz“ mit dem Titel „Aufenthalt [dates]“, in der Sie unter „Notizen“ festhalten, was gut funktioniert hat und was geändert werden sollte.
• „Allergie“ mit dem Hinweis, dass sie vom Besitzer angegeben wurde.
• „Impfung“ oder „Behandlung“ mit „Ablaufdatum“, wenn Sie die vorgelegten Unterlagen prüfen: Ein abgelaufenes Datum wird rot angezeigt.

Diese Einträge legen keine gesundheitlichen Anforderungen für den Betrieb fest. Jeder Eintrag wird separat gespeichert: Zwei Personen im Betrieb können Einträge für dasselbe Tier hinzufügen, ohne die Einträge der jeweils anderen Person zu überschreiben. Tippen Sie in der Liste auf einen Eintrag, um ihn zu bearbeiten.

Einträge vom Typ „Notiz“ bleiben im „Verlauf“ unter „Gesundheit“; für Gewichte gibt es eine Grafik und eine Liste unter „Messungen“.

Bei der nächsten Buchung: Alles wiederfinden

1. Unter „Kunden“ sucht die Leiste „Kunden oder Tiere suchen…“ nach Name, E-Mail oder Telefonnummer des Kunden sowie nach Name, Tierart, Rasse oder Mikrochip des Tiers. Bei leerem Suchfeld wechselt das Symbol rechts zu „Tiere der Kunden“; ein roter Punkt weist auf abgelaufene Einträge hin.
2. Öffnen Sie die Kundenkartei und lesen Sie die „Notizen“ des Kunden und des Tiers erneut. Unter „Tiere“ finden Sie die einzelnen Tierkarteien; „Verlauf“ » „Alle anzeigen“ führt, sofern verfügbar, Einträge, vergangene Termine, Bestellungen und Kundennotizen zusammen. „Letzte Bestellungen“ wird angezeigt, wenn ein Konto verknüpft ist.
3. Tippen Sie unter „Bevorstehende Termine“ auf „Hinzufügen“, um das Formular mit bereits ausgewähltem Kunden zu öffnen. Um die Ankunft oder Abholung festzulegen, füllen Sie „Titel“, „Beginn“ und „Dauer“ aus und tippen Sie anschließend auf „Speichern“.

Die voreingestellten Dauern reichen von 15 bis 240 Minuten; eine Serviceoption kann eine andere Dauer vorgeben. „Ganztägig“ umfasst einen einzelnen Tag: Verwenden Sie einen Termin nicht, um einen mehrtägigen Aufenthalt darzustellen.

Wenn der Kunde die PawsPet-App nutzt: Einladung und Informationen, die an ihn zurückgehen

1. Öffnen Sie bei einem nicht archivierten Kunden mit dem Status „Nicht registriert“ „⋮“ » „Einladen“. Bearbeiten Sie die vorbereitete Nachricht und tippen Sie auf „Teilen“: Sie wählen selbst die App, über die Sie die Nachricht versenden; es erfolgt kein automatischer Versand.
2. Der Kunde öffnet den Link in der PawsPet-App und wählt nach der Anmeldung für jedes Tier „Verknüpfen“, wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, „Neu erstellen“ oder „Überspringen“. Wählt der Kunde „Neu erstellen“ und fehlt das Geburtsdatum, muss er es eingeben.
3. Außerdem entscheidet der Kunde, ob Sie die Gesundheitskartei jedes Tiers einsehen dürfen: Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Nach der Zustimmung erhält die Kartei den Status „Bei PawsPet“.

Wenn die Funktion auf dem Server aktiviert ist, findet der Besitzer Ihre Einträge in der Tierkartei unter „Von Fachleuten erfasst“, mit Typ, Datum und gegebenenfalls Ablaufdatum. Gehen Sie nicht davon aus, dass er den vollständigen Text jeder Ihrer Notizen lesen kann. Der Besitzer kann Notizen hinzufügen, die für Sie sichtbar sind, Ihre Daten jedoch nicht ändern.

Seine Notizen erscheinen im „Verlauf“ als „Neue Notiz von {nome}“ in Fettdruck; außerdem wird der Anfangsbuchstabe des Kundennamens in der Liste mit einem gelben Punkt markiert. Diese Hinweise bleiben auch nach dem Lesen bestehen: Es gibt keine Funktion, um Notizen als gelesen zu markieren.

Mit „Von PawsPet trennen“ wird nur die Verknüpfung aufgehoben: Die Kartei und die erfassten Daten bleiben erhalten.

Kunden, die nicht wiederkommen: archivieren statt löschen

1. Öffnen Sie in der Kundenkartei „⋮“ » „Archivieren“ und bestätigen Sie: Der Kunde wird aus der aktiven Liste entfernt, der Verlauf bleibt jedoch verfügbar und die Tiere sind nur noch im Lesemodus zugänglich.
2. Um die Kartei wiederherzustellen, verwenden Sie „Kunden“ » „Archiviert“ » „Wiederherstellen“.

Die Kundenkartei kann nicht endgültig gelöscht werden. „Löschen“ bei einem Tier entfernt dagegen das Tier und seinen gesamten Verlauf dauerhaft aus dem Verwaltungssystem.

Einige Funktionen, darunter Einladungen, „Verlauf“, das Wiederherstellen archivierter Kunden und „Mein Tier verknüpfen“, hängen vom Server ab: Sie können die Meldung „Mit dem nächsten Server-Update verfügbar“ anzeigen oder fehlen; es ist keine Aktion erforderlich. Auch der Kalender benötigt Serverunterstützung.

So geht’s los

Legen Sie noch heute Karteien für Ihre häufigsten Kunden und deren Tiere an und erfassen Sie anschließend den nächsten Aufenthalt. Lesen Sie bei der darauffolgenden Buchung die Informationen erneut durch und klären Sie mögliche Änderungen mit dem Besitzer ab.