Clients réguliers en pension : utiliser la fiche client de PawsPet Business

À la première réservation, créez le client et son animal, même sans compte PawsPet. Consignez l’essentiel à chaque séjour. Avant l’arrivée suivante, recherchez client ou animal et relisez-les.

PawsPet Business mobile exige un profil professionnel. Sans lui, « Clients » affiche « Vous n’êtes pas encore un professionnel ». La gestion clients fonctionne avant la fin de la vérification Stripe.

Première fois : créer le client et son animal

1. Ouvrez « Clients » » « + ». Renseignez « Nom », obligatoire, et éventuellement « E-mail » et « Téléphone », facultatifs.
2. Dans « Notes », saisissez les préférences de contact et d’organisation qui restent valables, par exemple « Préfère les appels après 18 h ». Ce sont des notes privées du commerce : le client ne les voit jamais.
3. Cochez la case obligatoire « Je déclare avoir informé le client de l’enregistrement de ses données ». Touchez « Suivant : ajouter un animal » pour enregistrer le client et passer directement au formulaire de l’animal, ou « Ignorer, client uniquement » pour vous arrêter à la fiche client.
4. Dans le parcours rapide, renseignez « Nom » de l’animal, obligatoire, et les informations disponibles : « Espèce », « Race », « Sexe », « Date de naissance », « Stérilisé », « Couleur », « Numéro de puce électronique ». Dans « Notes », décrivez les habitudes durables, comme les horaires habituels des repas. Terminez en touchant « Terminé ».

Si vous avez enregistré le client seul, utilisez ensuite « Ajouter un animal » depuis sa fiche.

Évitez l’ancien champ « Notes de santé » du formulaire de l’animal : lorsque des enregistrements créés avec « Enregistrer » existent, ces notes n’apparaissent plus dans « Santé » ni dans « Historique ».

À chaque séjour : consigner les informations à retrouver

1. Ouvrez le client et touchez l’animal dans le registre. Dans « Santé », « Mesures » ou « Activité », utilisez « + », ou touchez « Ajouter » à côté d’un bloc.
2. Dans la feuille « Enregistrer », choisissez le « Type » : « Vaccin », « Traitement », « Allergie », « Visite », « Toilettage », « Activité », « Poids » ou « Note ».
3. Renseignez « Nom », obligatoire, puis « Date », « Échéance » et « Notes » si nécessaire. Pour « Poids », saisissez « Valeur (kg) » ; vous pouvez joindre une photo. Touchez « Enregistrer ».

Exemples pratiques pour la pension :

• « Poids » à l’arrivée et au départ, si vous pesez les animaux.
• « Note » intitulée « Séjour [dates] », en décrivant dans « Notes » ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faut changer.
• « Allergie », en précisant qu’elle a été déclarée par le propriétaire.
• « Vaccin » ou « Traitement » avec une « Échéance », si vous vérifiez les documents présentés : une échéance dépassée s’affiche en rouge.

Ces enregistrements ne fixent pas les exigences sanitaires de la pension. Ils sont sauvegardés séparément : deux personnes peuvent en ajouter pour le même animal sans écraser ceux de l’autre. Touchez un enregistrement dans la liste pour le modifier.

Les entrées de type « Note » restent dans « Historique » de « Santé » ; les poids disposent d’un graphique et d’une liste dans « Mesures ».

À la réservation suivante : tout retrouver

1. Dans « Clients », cherchez nom, e-mail ou téléphone du client, ou nom, espèce, race ou puce de l’animal via « Rechercher des clients ou des animaux… ». Recherche vide : l’icône de droite ouvre « Animaux des clients » ; point rouge = échéances dépassées.
2. Ouvrez la fiche client et relisez ses « Notes » et celles de l’animal. Dans « Animaux », vous trouverez les fiches individuelles ; « Historique » » « Tout voir », lorsqu’il est disponible, regroupe les enregistrements, les rendez-vous passés, les commandes et les notes du client. « Commandes récentes » s’affiche si un compte est associé.
3. « Rendez-vous à venir » » « Ajouter » présélectionne le client. Pour fixer arrivée ou départ, renseignez « Titre », « Début » et « Durée », puis « Enregistrer ».

Les durées prédéfinies vont de 15 à 240 minutes ; une option de service peut en proposer une autre. « Toute la journée » couvre une seule journée : n’utilisez pas le rendez-vous pour représenter un séjour de plusieurs jours.

Si le client utilise l’application PawsPet : invitation et informations qui lui sont communiquées

1. Pour un client « Non inscrit » et non archivé, ouvrez « ⋮ » » « Inviter ». Modifiez le message prérempli et touchez « Partager » : choisissez vous-même l’application utilisée pour l’envoyer, aucun envoi n’est automatique.
2. Le client ouvre le lien dans l’application PawsPet et, après s’être connecté, choisit pour chaque animal « Associer » si une correspondance est trouvée, « Créer un nouveau » ou « Ignorer ». S’il choisit « Créer un nouveau » et que la date de naissance manque, il doit la saisir.
3. Il décide également s’il vous autorise à consulter la fiche de santé de chaque animal : l’option est désactivée par défaut. Après acceptation, la fiche devient « Sur PawsPet ».

Si la fonction est activée côté serveur, le propriétaire retrouve type, date et éventuelle échéance dans la fiche de l’animal, sous « Enregistré par des professionnels ». Ne supposez pas que vos notes intégrales sont visibles. Il peut ajouter des notes pour vous, sans modifier vos données.

Ses notes apparaissent en gras dans « Historique » : « Nouvelle note de {nom} », avec un point jaune sur son initiale dans la liste. Ces indicateurs restent après lecture : aucune commande ne permet de les marquer comme lues.

Avec « Dissocier de PawsPet », vous ne perdez que le lien : la fiche et les données enregistrées sont conservées.

Clients qui ne reviennent pas : archiver, ne pas supprimer

1. Dans la fiche client, ouvrez « ⋮ » » « Archiver » et confirmez : le client quitte la liste active, tandis que son historique reste consultable et que ses animaux passent en lecture seule.
2. Pour la récupérer, utilisez « Clients » » « Archivés » » « Restaurer ».

La fiche client ne peut pas être supprimée définitivement. « Supprimer » sur un animal efface en revanche définitivement l’animal et tout son historique du logiciel de gestion.

Invitations, « Historique », restauration des clients archivés et « Associer un de mes animaux » dépendent du serveur. Elles peuvent être absentes ou afficher « Disponible avec la prochaine mise à jour du serveur » ; aucune action n’est nécessaire. L’agenda exige aussi la prise en charge du serveur.

Par où commencer

Créez dès aujourd’hui les fiches de vos clients les plus réguliers et de leurs animaux, puis consignez leur prochain séjour. À la réservation suivante, relisez les informations et confirmez tout changement éventuel auprès du propriétaire.