Remettez à la famille d’accueil une fiche unique, à relire ensemble. Organisez-la en six parties : contacts et décisions, santé, alimentation et routine, comportement connu, règles de l’association, matériel et documents. Indiquez l’animal, la date de mise à jour et l’auteur de la fiche.
Contacts et responsabilités décisionnelles
Rendez immédiatement visibles les coordonnées et les responsabilités, sans renvoyer à des messages antérieurs :
- Référent et remplaçant : nom, téléphone, horaires de disponibilité et consignes à suivre en dehors de ces horaires.
- Vétérinaire de l’association : coordonnées et consignes convenues si celui-ci n’est pas joignable.
- Autorisations : qui approuve les consultations, les médicaments, les dépenses et les sorties particulières, et ce que la famille peut gérer sans demander de confirmation.
- Dépenses : quels justificatifs conserver et à qui les envoyer, selon les règles internes.
- Fugue et blessure : préparez deux séquences de contacts distinctes, en indiquant qui prévenir en premier et qui appeler en l’absence de réponse.
Pour les autorisations courantes, indiquez également comment les demander et où conserver la réponse écrite. Vérifiez les coordonnées avant la remise de l’animal.
En cas d’urgence médicale, contactez d’abord le vétérinaire : l’attente d’une autorisation interne ne doit pas retarder la demande d’aide.
Santé : ce que l’on sait, avec les dates, et ce que l’on ignore
Écrivez « inconnu » au lieu de laisser un blanc : ce n’est pas « absent ». Précisez source et date de vérification. Recopiez fidèlement les traitements prescrits et faites clarifier toute ambiguïté par le vétérinaire.
| Rubrique | Exemple de saisie |
|---|---|
| Vaccins et antiparasitaires | [Vaccin ou traitement], effectué le [date ou inconnu]. |
| Stérilisation et puce électronique | Stérilisation : [statut et date ou inconnu] ; puce électronique : [numéro ou inconnu]. |
| Allergies et intolérances | [Informations confirmées ou inconnu]. |
| Traitement en cours | [Produit prescrit], [quantité prescrite], [moment de la journée et heure] ; prescrit par [vétérinaire]. |
| Dernière administration et fin prévue | Dernière administration : [date et heure] ; fin prévue : [date ou indication de l’ordonnance]. |
| Prochains contrôles | [Contrôle], [date], organisé par [référent]. |
Consacrez des lignes distinctes à chaque traitement, sans mélanger les consignes. Désignez un référent pour récupérer les données manquantes, afin d’éviter à la famille de reconstituer l’historique dans plusieurs conversations.
Alimentation et routine des premiers jours
Notez l’aliment utilisé, les quantités déjà convenues et les réserves remises, afin d’éviter les changements brusques. Tout changement d’alimentation doit être convenu avec l’association. S’il existe un régime prescrit, recopiez-le sans le modifier et joignez les consignes du vétérinaire.
Complétez cette partie avec :
- Les horaires des repas ; l’eau à disposition et les moments prévus pour la vérifier et la renouveler.
- La litière utilisée ou les sorties, avec leur durée et leurs horaires habituels.
- L’endroit où l’animal dort et l’objet familier à emporter, par exemple une couverture déjà utilisée.
- Ce qui a semblé efficace pour le calmer, en décrivant la situation concrète.
Indiquez ce qui a déjà été fait ce jour-là : dernier repas, nettoyage de la litière ou dernière sortie.
Comportement observé et précautions
Pour les enfants, les chiens, les chats, les bruits, les manipulations, la voiture et la solitude, utilisez trois étiquettes :
- Observé : comportement vu directement, avec la date et le contexte.
- Rapporté : information reçue, en précisant par qui et quand.
- Non testé : situation jamais vérifiée, sans la présenter comme sûre.
Décrivez pour chaque rubrique le comportement observé et les précautions prises, plutôt que « gentil » ou « difficile ». Une observation isolée ne garantit pas la compatibilité dans toutes les situations.
Pendant les premiers jours, indiquez clairement les précautions à prendre contre les fugues : vérifier les portes et les fenêtres, prévoir les sorties en laisse avec un équipement bien ajusté, ne jamais laisser l’animal en liberté sans autorisation. Pour les rencontres avec les animaux du foyer, suivez les consignes de l’association.
Les règles de l’association, noir sur blanc
Il ne s’agit pas de règles universelles : ce sont des questions auxquelles l’association doit répondre pour cet accueil.
- Qui organise les visites des candidats à l’adoption et où ont-elles lieu ?
- Quelles photos ou quels contenus peuvent être publiés sur les réseaux sociaux ? L’adresse de la famille d’accueil ne doit pas être publiée.
- Peut-on confier l’animal à d’autres personnes ou à des professionnels pendant les absences et les vacances ? Avec quelle autorisation ?
- À quelle fréquence envoyer des nouvelles, à qui et par quel canal ?
- Si l’accueil doit prendre fin, qui contacter, quel préavis demander et comment organiser le retour de l’animal ?
Ce que vous remettez en personne et ce que vous partagez
Cochez avec la famille ce que vous lui remettez :
- Nourriture et réserves.
- Cage de transport, laisse et harnais, selon les besoins de l’animal.
- Médicaments accompagnés de consignes écrites conformes à l’ordonnance.
- Copies des documents et coordonnées imprimées.
Notez également ce qu’il reste à récupérer, ainsi que le nom de la personne qui s’en chargera.
Dans l’application PawsPet pour propriétaires, ajoutez la personne qui accueille l’animal comme collaborateur avec des droits ciblés : les données partagées restent à jour, sans reconstituer les conversations.
Depuis le détail de l’animal, le propriétaire ouvre ⋮ » «Collaboratori» » «Aggiungi collaboratore», recherche par nom ou e-mail, puis choisit les autorisations. Generale reste visible ; pour Salute, Attività et Collaboratori, choisissez «Visualizza» ou «Modifica». Ces droits concernent les données, pas les décisions sur l’animal.
Tenez compte des limites suivantes :
- La personne doit déjà avoir un compte PawsPet.
- Les documents et le passeport de la rubrique Anagrafica ne sont pas visibles par les collaborateurs : remettez-en des copies séparément.
- «Modifica» dans Salute permet aussi de supprimer des entrées : accordez cette autorisation uniquement si la famille d’accueil doit enregistrer le poids ou des notes de santé ; pour consulter, «Visualizza» suffit.
- L’accès n’expire pas automatiquement : supprimez-le à la fin de l’accueil.
Le lien en lecture seule ⋮ » «Condivisione» est public : même sans compte, quiconque le possède peut consulter le numéro de puce et la position, lorsqu’ils sont renseignés. Ne saisissez pas l’adresse d’accueil dans «Posizione». Désactiver puis réactiver le partage rétablit le même code, donc l’ancien lien.
Au moment de la remise : relisez la fiche ensemble
Avant de vous séparer :
- Relisez la fiche et clarifiez chaque doute, surtout concernant les traitements et les contacts ; si vous corrigez quelque chose, mettez à jour les deux exemplaires.
- Demandez à la famille de confirmer qu’elle a reçu la fiche, les ordonnances et les copies des documents.
- Fixez la date du premier point : jour, heure et canal.
- Conservez une copie au sein de l’association et mettez-la à jour en cas de changement, en indiquant également la nouvelle date sur la version partagée avec la famille d’accueil.
