Clientes habituales en la residencia: cómo usar la ficha de cliente de PawsPet Business

En la primera reserva, crea el perfil del cliente y de su animal, aunque el cliente no esté registrado en PawsPet. En cada estancia, registra en la ficha del animal lo que quieras poder consultar más adelante. En la siguiente reserva, busca al cliente o al animal y vuelve a leerlo todo antes de su llegada.

La aplicación móvil PawsPet Business requiere un perfil de profesional: sin él, la pestaña «Clientes» muestra «Aún no eres profesional»; puedes gestionar clientes incluso antes de completar la verificación de Stripe.

La primera vez: crea el perfil del cliente y de su animal

1. Abre «Clientes» » «+». Rellena «Nombre», que es obligatorio, y, si quieres, «Correo electrónico» y «Teléfono», que son opcionales.
2. En «Notas», indica preferencias estables de contacto y organización, por ejemplo: «Prefiere las llamadas después de las 18». Son notas privadas de la tienda: el cliente nunca las verá.
3. Marca la casilla obligatoria «Declaro que he informado al cliente del registro de sus datos». Toca «Siguiente: añadir un animal» para guardar el perfil del cliente y pasar directamente al formulario del animal, o «Omitir, solo el cliente» para terminar en la ficha del cliente.
4. En el proceso rápido, rellena «Nombre» del animal, que es obligatorio, y los datos disponibles: «Especie», «Raza», «Sexo», «Fecha de nacimiento», «Esterilizado», «Color» y «Número de microchip». En «Notas», escribe hábitos estables, como los horarios habituales de las comidas. Termina con «Listo».

Si solo has guardado el perfil del cliente, luego puedes usar «Añadir animal» desde su ficha.

Evita las antiguas «Notas sanitarias» del formulario del animal: cuando hay registros creados con «Registrar», esas notas dejan de aparecer en «Salud» y en el «Historial».

En cada estancia: registra lo que quieras poder consultar

1. Abre el perfil del cliente y toca el animal en el registro. En «Salud», «Mediciones» o «Actividad», usa «+» o toca «Añadir» junto a un bloque.
2. En la hoja «Registrar», elige el «Tipo»: «Vacuna», «Tratamiento», «Alergia», «Visita», «Peluquería», «Actividad», «Peso» o «Nota».
3. Rellena «Nombre», que es obligatorio, y añade «Fecha», «Caducidad» y «Notas» cuando sea necesario. Para «Peso», introduce «Valor (kg)»; puedes adjuntar una foto. Toca «Guardar».

Ejemplos prácticos para una residencia:

• «Peso» a la entrada y a la salida, si pesas a los animales alojados.
• Una «Nota» titulada «Estancia [fechas]», donde describas en «Notas» qué ha funcionado y qué habría que cambiar.
• «Alergia», indicando que la ha declarado el propietario.
• «Vacuna» o «Tratamiento» con «Caducidad», si compruebas los documentos presentados: una fecha de caducidad vencida aparece en rojo.

Estos registros no establecen los requisitos sanitarios del establecimiento. Cada registro se guarda por separado: dos personas del establecimiento pueden añadir registros del mismo animal sin sobrescribir los de la otra. Para editar uno, tócalo en la lista.

Las entradas de tipo «Nota» permanecen en el «Historial» de «Salud»; los pesos tienen un gráfico y una lista en «Mediciones».

En la siguiente reserva: vuelve a consultarlo todo

1. En «Clientes», la barra «Buscar clientes o animales…» busca por el nombre, el correo electrónico o el teléfono del cliente, o por el nombre, la especie, la raza o el microchip del animal. Si la búsqueda está vacía, el icono de la derecha cambia a «Animales de los clientes»: un punto rojo indica que hay fechas de caducidad vencidas.
2. Abre la ficha del cliente y vuelve a leer sus «Notas» y las del animal. En «Animales» encontrarás las fichas individuales; «Historial» » «Ver todo», cuando esté disponible, reúne registros, citas pasadas, pedidos y notas del cliente. «Pedidos recientes» aparece si hay una cuenta vinculada.
3. Desde «Próximas citas» » «Añadir», abre el formulario con el cliente ya seleccionado. Para programar la llegada o la recogida, rellena «Título», «Inicio» y «Duración», y luego toca «Guardar».

Las duraciones predeterminadas van de 15 a 240 minutos; una opción de servicio puede proponer otra duración. «Todo el día» cubre un solo día: no uses la cita para representar una estancia de varios días.

Si el cliente usa la aplicación PawsPet: invitación e información que recibe

1. Para un cliente «No registrado» que no esté archivado, abre «⋮» » «Invitar». Edita el mensaje preparado y toca «Compartir»: tú eliges la aplicación para enviarlo; no se envía automáticamente.
2. El cliente abre el enlace en la aplicación PawsPet y, después de iniciar sesión, elige para cada animal «Vincular» si se encuentra una coincidencia, «Crear nuevo» o «Omitir». Si elige «Crear nuevo» y falta la fecha de nacimiento, debe introducirla.
3. También decide si te autoriza a ver la ficha sanitaria de cada animal: la opción está desactivada de forma predeterminada. Tras aceptar, la ficha pasa a estar «En PawsPet».

Si la función está activa en el servidor, el propietario encontrará tus registros en la ficha del animal, en «Registrado por profesionales», con el tipo, la fecha y, si corresponde, la fecha de caducidad. No des por hecho que puede leer el texto completo de cada nota. Puede añadir notas visibles para ti, pero no modificar tus datos.

Sus notas aparecen en el «Historial» como «Nueva nota de {nombre}», en negrita, con un punto amarillo sobre la inicial del cliente en la lista. Estas señales permanecen incluso después de leer las notas: no hay ningún comando para marcarlas como leídas.

Con «Desvincular de PawsPet» solo pierdes la conexión: la ficha y los datos registrados permanecen.

Clientes que no vuelven: archiva, no elimines

1. En la ficha del cliente, abre «⋮» » «Archivar» y confirma: dejará de aparecer en la lista activa, pero el historial seguirá disponible y los animales pasarán a ser de solo lectura.
2. Para recuperarla, usa «Clientes» » «Archivados» » «Restaurar».

La ficha del cliente no se puede eliminar definitivamente. «Eliminar» en un animal sí borra el animal y todo su historial del sistema de gestión de forma permanente.

Algunas funciones, como las invitaciones, el «Historial», la restauración de elementos archivados y «Vincular uno de mis animales», dependen del servidor: pueden mostrar «Disponible con la próxima actualización del servidor» o no aparecer; no tienes que hacer nada. La agenda también requiere compatibilidad con el servidor.

Por dónde empezar

Crea hoy las fichas de tus clientes más habituales y de sus animales y, después, registra la próxima estancia. En la siguiente reserva, vuelve a consultar la información y confirma con el propietario si ha habido cambios.