Schicke nach jedem Besuch oder zur vereinbarten Uhrzeit während eines Aufenthalts ein kurzes Update mit einer festen Struktur und ein oder zwei nützlichen Fotos. Das ist klarer als „Alles okay“ und leichter zu lesen als ein detaillierter Bericht. Auffälligkeiten musst du gemäß den Vereinbarungen sofort mitteilen, ohne auf die übliche Zusammenfassung zu warten.
Was in jedes Update gehört
Nutze diese Checkliste, damit du keine wichtigen Informationen vergisst:
- Ankunft und Abfahrt: Nenne die tatsächlichen Uhrzeiten, nicht nur die geplante Dauer.
- Futter und Wasser: Gib an, wie viel von der vom Besitzer festgelegten Portion das Tier gefressen hat und ob du das Wasser erneuert oder nachgefüllt hast.
- Ausscheidungen oder Katzenklo: Beschreibe, was du beobachtet und gereinigt hast, ohne Rückschlüsse auf Dinge zu ziehen, die du nicht gesehen hast.
- Stimmung und Verhalten: Erzähle, wie das Tier mit dir und seiner Umgebung interagiert hat.
- Aktivitäten: Fasse Spielen, Gassigehen oder Bürsten zusammen, sofern es vereinbart war und stattgefunden hat.
- Beobachtete Veränderungen: Halte fest, was anders als sonst war oder dass dir nichts Neues aufgefallen ist.
- Nächster Besuch: Bestätige den vereinbarten Tag und das Zeitfenster.
Vergleiche deine Beobachtungen mit den Gewohnheiten, die der Besitzer zu Beginn des Auftrags beschrieben hat. Schreib lieber „hat die Hälfte des Futters übrig gelassen“ oder „ist in den ersten zehn Minuten unter dem Bett geblieben“ statt „stellt sich an“ oder Vermutungen über den Gesundheitszustand anzustellen.
Beispiel für eine Nachricht
Diese Vorlage für einen abendlichen Besuch bei einer Katze musst du an deine Beobachtungen und die Vereinbarungen mit dem Kunden anpassen:
Fotos und Videos: wenige, nützliche und respektvolle
Ein oder zwei gezielt ausgewählte Bilder reichen aus, um das Tier und bei Bedarf den Futternapf oder das Katzenklo zu zeigen. Du musst nicht jede Bewegung dokumentieren: Wähle Aufnahmen aus, die zusätzliche Informationen liefern, ohne das Tier zu wecken oder es zum Fotografieren aus seinem Versteck zu locken.
Ein kurzes Video ist nur dann sinnvoll, wenn es etwas besser vermittelt als Worte, zum Beispiel einen Spielmoment. Prüfe immer den Bildausschnitt: Vermeide Adresse oder Hausnummer, Schlüssel und Schlösser, Dokumente und private Räume des Kunden.
Bevor du Fotos von Tieren deiner Kunden in sozialen Medien veröffentlichst, bitte um Erlaubnis: Ein privates Update und die Werbung für deine Tätigkeit sind zwei verschiedene Nutzungsarten.
Wann und wohin du das Update schickst
Vereinbare beim ersten Treffen einen einzigen Kommunikationskanal, die Häufigkeit und das Zeitfenster für die Updates: nach jedem Hausbesuch oder einmal täglich während eines Aufenthalts. Lege außerdem fest, innerhalb welcher Zeit beide Seiten mit einer Antwort rechnen können, ohne eine ständige Erreichbarkeit vorauszusetzen.
Wenn sich der Versand verzögert, gib Bescheid, damit der Kunde nicht warten muss, ohne zu wissen, was los ist. Plane auch Zeit ein, um die Nachricht zu schreiben und Bilder auszuwählen: Das gehört zum Auftrag und ist nicht etwas, das du nur erledigst, wenn noch Zeit übrig ist.
Mit einem aktiven Unternehmensprofil kannst du in PawsPet Business die auf den Auftrag bezogenen Nachrichten im Reiter „Chat“ der Bestellung unter „Bestellungen“ aufbewahren, wenn der Kunde über PawsPet gebucht hat und mit der Bestellung eine Unterhaltung verknüpft ist. Im Profil des Tieres unter „Kunden“ kannst du jeden Besuch als „Aktivität“ oder „Notiz“ mit Datum, Notizen und einem Foto festhalten und so eine datierte Historie aufbauen. Die Kunden- und Tierprofile dürfen nicht archiviert sein. Diese Einträge ersetzen nicht das Update, das du dem Besitzer schicken sollst.
Routine und Zwischenfälle: zwei verschiedene Nachrichten
Eine Auffälligkeit darf nicht bis zum Abschlussbericht warten: Das Tier frisst nicht, erbricht, humpelt, hat sich verletzt oder ist entlaufen, oder es gibt einen Schaden in der Wohnung. Solche Situationen musst du sofort mitteilen, indem du je nach den vereinbarten Regeln anrufst oder schreibst.
Wenn es sich um einen möglichen medizinischen Notfall handelt, kontaktiere zuerst den vom Besitzer angegebenen Tierarzt. Berichte, was du beobachtet hast, wann es passiert ist und was du unternommen hast, ohne eine Diagnose zu stellen oder mit „Das ist nichts“ zu beruhigen.
Schicke nach einem Telefonat eine kurze schriftliche Zusammenfassung dazu, was passiert ist und was vereinbart wurde. Unterscheide dabei zwischen den erhaltenen Anweisungen und deinen eigenen Beobachtungen.
Schreib heute deine Vorlage für Updates und verwende sie für alle Kunden dieser Woche.
