Si le promeneur habituel de votre chien part en vacances, tombe malade ou envoie un remplaçant, ou si vous confiez votre chien à quelqu’un d’autre pendant quelques semaines en été, la procédure est la même. Préparez un seul dossier de consignes à jour, faites au moins une sortie d’essai avec le remplaçant et fixez par écrit les dates de début et de fin de la mission ; à son terme, récupérez les clés et les codes et supprimez tous les accès qui ne sont plus nécessaires. Les deux points sensibles de la transmission sont les habitudes du chien au début et le contrôle des accès à la fin.
Le dossier de consignes : un seul document à jour
Les instructions destinées au remplaçant doivent figurer dans un document concis, et non être éparpillées dans plusieurs conversations. Incluez-y :
- Routine : horaires, durée et itinéraires habituels.
- Signaux et règles : mots, gestes et rappels que le chien connaît, ainsi que ce qui lui est interdit.
- Récompenses et nourriture : récompenses autorisées et aliments interdits en raison d’allergies.
- Santé : problèmes de santé et traitements, en reprenant les consignes du vétérinaire telles qu’elles vous ont été données.
- Déclencheurs : ce qui perturbe le chien et la manière de le gérer.
- Consignes pour la maison : entrée, ascenseur, emplacement de la laisse et des sacs.
- Contacts : le vôtre, celui d’une deuxième personne et celui du vétérinaire habituel.
Avant de finaliser le document, demandez au promeneur habituel ce qu’il ajouterait : il connaît le chien en promenade et remarque des choses qui vous échappent à la maison. Inscrivez ensuite en haut la date de la dernière mise à jour et supprimez les versions précédentes. Les conditions de la mission et la gestion des clés doivent être convenues séparément par écrit.
Présentation et sortie d’essai
Faites rencontrer le chien et le remplaçant avant le premier jour, en présence de la personne qui promène habituellement le chien ou de vous-même. Faites ensuite au moins une sortie d’essai accompagnée, afin que le remplaçant découvre sur le terrain l’équipement, les moments délicats (la porte, l’ascenseur, les croisements) et les réactions du chien, et pas seulement sur le papier.
Précisez qui s’occupe de quoi et qui appeler en cas d’imprévu, puis mettez à jour le dossier avec les éléments relevés pendant la sortie. Si le remplaçant est envoyé par un professionnel ou une agence, faites-vous confirmer son nom et la manière dont vous serez informé en cas de nouveaux changements.
Accès temporaires : le nécessaire uniquement, avec une date de fin
Les clés, les codes du portail ou de l’alarme, les groupes de discussion et l’accès à la fiche du chien ne doivent être accordés que pour la durée de la mission, avec une date de fin inscrite dans le dossier. Notez de votre côté ce que vous remettez (nombre de clés, codes, groupes et accès) : il suffira de cocher les éléments à la fin de la mission. Pour la clé, évitez de faire circuler celle du promeneur habituel : mieux vaut prévoir une copie réservée au remplaçant, à récupérer à la fin de la mission.
Si le remplaçant a un compte PawsPet, vous pouvez l’ajouter comme collaborateur depuis la fiche du chien dans l’application : trois points ⋮ en haut à droite » « Collaborateurs » » « Ajouter un collaborateur ». Recherchez-le par son nom ou son adresse e-mail, choisissez les autorisations et confirmez. S’il n’a pas de compte, vous ne pouvez pas l’inviter depuis cet écran.
Les autorisations se choisissent par rubrique, avec « Voir » et « Modifier » : par exemple, accès en lecture seule à la rubrique Santé et modification de la rubrique Activités. Les informations générales restent toujours visibles et l’affichage de la rubrique Santé est déjà sélectionné par défaut : vérifiez avant de confirmer. Deux limites : l’accès d’un collaborateur ajouté manuellement n’expire pas et reste actif tant que vous ne le supprimez pas ; les documents et le passeport ne sont pas visibles par les collaborateurs.
Vous pouvez aussi utiliser « Partager », toujours depuis les trois points ⋮ de la fiche : cette option génère un lien en lecture seule que toute personne qui le reçoit peut ouvrir, même sans compte, et qui affiche les informations de base, le résumé de santé et, si vous l’avez renseignée, la localisation. La désactivation bloque immédiatement le lien, mais si vous la réactivez, le même code redevient valide : il n’est pas possible d’en générer un nouveau.
Réserver le remplaçant en tant que service sur la place de marché est une autre possibilité, qui ne correspond à aucune de ces deux options : si vous sélectionnez le chien lors de la réservation, le professionnel le voit via la commande, avec un accès temporaire en lecture seule, et une conversation avec lui est créée avec la commande. Le dossier de consignes reste nécessaire.
Pour donner au remplaçant accès uniquement aux rubriques nécessaires et pouvoir le supprimer à la fin de la mission depuis le même écran, vous pouvez gérer les collaborateurs depuis la fiche du chien dans PawsPet.
À la fin de la mission : clôture en cinq minutes
Le jour où la mission prend fin, passez en revue cette liste :
- Clés rendues et copies comptabilisées.
- Codes communiqués (portail, alarme) modifiés, si nécessaire.
- Accès du collaborateur révoqué : fiche du chien » ⋮ » « Collaborateurs », icône de suppression sur sa ligne, puis confirmation.
- Lien de « Partager » désactivé, si vous n’en avez plus besoin.
- Groupes de discussion créés pour l’occasion : le remplaçant les quitte ou vous les fermez.
- Photos contenant l’adresse ou d’autres données qui ne sont plus nécessaires : demandez au remplaçant de les supprimer.
- Bref compte rendu au promeneur habituel à son retour : incidents et changements d’habitudes.
Une fois son accès supprimé, la personne qui ouvre la fiche voit une page expliquant pourquoi, et non un message d’erreur générique.
Préparez le dossier dès aujourd’hui et notez dans votre agenda la date à laquelle révoquer les accès.
