Con los clientes que teletrabajan funcionan mejor las ventanas de recogida que los horarios al minuto: llegar sin llamar al timbre, hacer entregas y devoluciones breves y tranquilas, enviar mensajes de pocas líneas y dejar por escrito las normas para retrasos y cambios. El objetivo es organizar el servicio sin pedir al propietario que interrumpa cada reunión.
Cliente en casa, pero no disponible: qué cambia
Estar en casa no significa poder abrir la puerta: una reunión puede alargarse y el timbre puede hacer ladrar al perro. Incluso ver al propietario durante el paseo puede provocar protestas. Mientras tanto, el cliente podría esperar actualizaciones que no habéis acordado.
Un protocolo compartido ayuda a evitar improvisaciones en la puerta y protege tanto al perro como la relación con el cliente.
En el primer encuentro: reuniones recurrentes y ventanas de recogida
En el primer encuentro, pregunta:
- ¿Cuáles son los bloques de reuniones habituales y qué días son los más cargados?
- ¿Quién prepara al perro y puede entregártelo?
- ¿Dónde están el arnés y la correa?
- ¿Qué hacemos si la reunión se alarga?
Elegid una ventana compatible con los compromisos, por ejemplo entre las 12:30 y las 12:45. Definid también el tiempo máximo de espera y una ventana alternativa por si el cliente no puede abrir: el plan B debe acordarse antes, no en la puerta.
En PawsPet Business puedes anotar el protocolo en las notas privadas de la ficha del cliente, que el cliente no ve: envíale también una copia compartida.
Llegada y entrega sin interrumpir la llamada
Al llegar, escribe «Ya estoy aquí, listo para la recogida» en el canal acordado, sin llamar al timbre. Si la reserva se hace a través de PawsPet y el pedido tiene una conversación asociada, puedes usar su chat, sin dar por hecho que el cliente lo leerá enseguida.
Haced el intercambio en el lugar acordado, con el perro ya puesto el arnés. Si hay una barrera de seguridad, puede separarlo de la puerta hasta que todo esté listo. Mantén los saludos breves y comprueba el arnés y la correa antes de salir.
Nunca dejes las puertas abiertas con el perro suelto ni entres en casa sin consentimiento explícito. Infórmate por separado sobre el contrato y la gestión de las llaves antes de acordar un acceso autónomo.
Devolución: el perro vuelve tranquilo
Reduce el ritmo durante los últimos minutos y deja que olfatee. Al devolverlo, mantén los saludos breves; si el cliente está en una reunión, utiliza el procedimiento acordado.
Cuando tengas autorización para entrar, limpia las patas si hace falta, ofrécele agua y acompáñalo a su sitio; después, sal sin alboroto. Adapta la rutina a cada perro: volver tranquilo es un objetivo, no una garantía.
Mensajes breves y cambios de planes
Acordad cuándo enviar el resumen, por ejemplo, después de volver. Modelo de dos líneas:
Envía fotos solo si el cliente las autoriza. Si un problema de seguridad requiere una decisión inmediata, llama por teléfono en lugar de esperar una respuesta por chat. Usa los mensajes escritos para el resumen y para los cambios no urgentes, que deben confirmarse antes de aplicarlos.
Para los avisos con antelación, las cancelaciones y las ausencias, remítete a las normas acordadas por escrito.
Una agenda con margen
Deja tiempo entre clientes para los desplazamientos, las esperas y las entregas. Agrupa las recogidas por zona y evita programarlas justo antes o después de las reuniones previstas.
En la aplicación móvil PawsPet Business se necesita un perfil de profesional. Si aparece «El gestor está en camino», la agenda todavía no está activa en el servidor. Cuando esté disponible:
- Abre «Agenda» » «+», vincula al cliente con «Elegir cliente» y selecciona los «Animales» correspondientes.
- Si te resulta útil, elige «Servicio (opcional)» y «Opción»: la duración se completa a partir de la opción. Si no eliges ninguna opción, hace falta un «Título».
- Configura «Inicio» y comprueba la «Duración»; en «Notas», escribe la ventana acordada y el plan B, y luego toca «Guardar».
Si hay un solapamiento, la aplicación guarda el evento igualmente y muestra «Se solapa»: tú decides si cambiar la cita.
Para las citas creadas manualmente, usa «Hecho» después del servicio o «No presentado» si el cliente no se presenta. Crea cada cita por separado, sin contar con repeticiones automáticas. Los pedidos del marketplace con una hora fijada aparecen en la agenda, pero se gestionan desde los detalles del pedido.
Para indicar que no estás disponible, abre «Agenda» » ☰ » «Horarios de cierre» » «Bloquear horario»: si la función está activa en el servidor, impedirá nuevas reservas del marketplace durante ese intervalo.
Para las reservas del marketplace, configura «Duración de la cita», «Capacidad máxima por franja horaria» y «Tiempo entre citas» en la opción del servicio. En «Perfil» » «Horario laboral», ajusta «Frecuencia de apertura de las franjas»: es el intervalo general entre los inicios disponibles para reservar, no el tiempo entre citas.
El protocolo que puedes proponer a los clientes
Usa esta lista como guía para completarla juntos:
- Ventana de recogida y días acordados: …
- Canal para avisar de la llegada, sin llamar al timbre: …
- Lugar y método de entrega y devolución: …
- Tiempo máximo de espera y plan B: …
- Hora y formato de la actualización; consentimiento para las fotos: …
- Normas para cambios, cancelaciones y ausencias: …
Complétala y envíasela a los clientes que teletrabajan antes de la semana que viene.
