La familia de acogida necesita una única ficha, por escrito y revisada en el momento de la entrega. Divídela en seis bloques: contactos y decisiones, salud, alimentación y rutinas, comportamiento conocido, normas de la asociación, materiales y documentos. Añade el nombre del animal, la fecha de la última actualización y quién ha rellenado la ficha.
Contactos y quién decide qué
Deja bien visibles los contactos y las responsabilidades, sin remitir a mensajes anteriores:
- Persona de contacto y sustituto: nombre, teléfono, horarios de disponibilidad y qué hacer fuera de ese horario.
- Veterinario de la asociación: datos de contacto e instrucciones acordadas para cuando no esté disponible.
- Autorizaciones: quién aprueba las visitas, los medicamentos, los gastos y las salidas excepcionales, y qué puede gestionar la familia sin pedir confirmación.
- Gastos: qué justificantes hay que conservar y a quién enviarlos, según las normas internas.
- Fuga y lesión: prepara dos secuencias de contactos distintas e indica a quién avisar primero y a quién llamar si no responde.
Para las autorizaciones habituales, indica también cómo solicitarlas y dónde guardar la respuesta por escrito. Verifica los datos de contacto antes de la entrega.
En una urgencia sanitaria, contacta primero con el veterinario: esperar una autorización interna no debe retrasar la solicitud de ayuda.
Salud: qué se sabe, con fechas, y qué no
Escribe «desconocido» en lugar de dejar campos vacíos: no significa «ausente». Indica la fuente de la información y cuándo la verificaste. Transcribe los tratamientos exactamente como aparecen en la receta; si algún paso no está claro, pide aclaraciones al veterinario.
| Dato | Ejemplo de cómo rellenarlo |
|---|---|
| Vacunas y antiparasitarios | [Vacuna o tratamiento], administrado el [fecha o desconocido]. |
| Esterilización y microchip | Esterilización: [estado y fecha o desconocido]; microchip: [número o desconocido]. |
| Alergias e intolerancias | [Información confirmada o desconocido]. |
| Tratamiento en curso | [Producto prescrito], [cantidad prescrita], [momento del día y hora]; prescrito por [veterinario]. |
| Última administración y fecha prevista de finalización | Última: [fecha y hora]; finalización prevista: [fecha o indicación de la receta]. |
| Próximas revisiones | [Revisión], [fecha], organizada por [persona de contacto]. |
Si hay varios tratamientos, repite las filas correspondientes a cada uno, sin combinar instrucciones distintas. Asigna a una persona de contacto la tarea de recuperar los datos que faltan: la familia no debería tener que reconstruir el historial sanitario en distintos chats.
Alimentación y rutinas de los primeros días
Anota el alimento que toma, las cantidades ya acordadas y la reserva que entregas, para evitar cambios bruscos. Cualquier cambio de alimentación debe acordarse con la asociación. Si sigue una dieta prescrita, transcríbela sin modificarla y adjunta las instrucciones del veterinario.
Completa el bloque con:
- Horarios de las comidas; agua disponible y momentos para comprobarla y renovarla.
- Arenero que utiliza o salidas, con la duración y los horarios habituales.
- Dónde duerme y qué objeto familiar conviene llevar, por ejemplo, una manta que ya haya usado.
- Qué se ha comprobado que le ayuda a calmarse, describiendo la situación concreta.
Indica qué se ha hecho ya ese día: última comida, limpieza del arenero o última salida.
Comportamiento observado y precauciones
Para niños, perros, gatos, ruidos, manipulación, coche y soledad, utiliza estas tres etiquetas:
- Observado: comportamiento visto directamente, con fecha y contexto.
- Referido: información recibida, indicando de quién y cuándo.
- No probado: situación que nunca se ha comprobado, sin presentarla como segura.
Para cada punto, anota qué hace el animal y qué precauciones han utilizado ya, evitando etiquetas genéricas como «bueno» o «difícil». Una sola observación no debe presentarse como garantía de compatibilidad en cualquier situación.
Durante los primeros días, indica claramente las precauciones para evitar fugas: comprobar puertas y ventanas, hacer las salidas previstas con correa y el equipo bien ajustado, y no dejarlo suelto sin autorización. Para los encuentros con los animales de la casa, seguid las indicaciones de la asociación.
Las normas de la asociación, por escrito
No son normas universales: son preguntas que la asociación debe responder para esta acogida.
- ¿Quién organiza las visitas de las personas interesadas en adoptar y dónde tienen lugar?
- ¿Qué fotos o contenidos se pueden publicar en las redes sociales? No se debe publicar la dirección del hogar de acogida.
- ¿Se puede dejar el animal al cuidado de otras personas o profesionales durante las ausencias y las vacaciones? ¿Con qué autorización?
- ¿Cada cuánto hay que enviar actualizaciones, a quién y por qué canal?
- Si la acogida tiene que interrumpirse, ¿a quién hay que contactar, con cuánta antelación y cómo se organiza la devolución?
Qué se entrega en persona y qué se comparte
Marca junto con la familia lo que entregas:
- Alimento y reserva.
- Transportín, correa y arnés, según las necesidades del animal.
- Medicamentos con instrucciones por escrito que correspondan a la receta.
- Copias de los documentos y datos de contacto impresos.
Anota también qué queda pendiente de conseguir y quién se encargará de ello.
Si registras al animal en la aplicación PawsPet para propietarios, puedes añadir a la persona que lo cuida como colaboradora con permisos específicos, para compartir datos actualizados sin tener que reconstruir los chats.
El propietario de la ficha abre los detalles del animal y luego el menú ⋮ » «Collaboratori» » «Aggiungi collaboratore»: busca a la persona por nombre o correo electrónico y elige los permisos para cada área. La vista Generale siempre está activa; para Salute, Attività e Collaboratori, elige «Visualizza» o también «Modifica». Son permisos sobre los datos, no autorizaciones para tomar decisiones sobre el animal.
Ten en cuenta estas limitaciones:
- La persona debe tener ya una cuenta de PawsPet.
- Los documentos y el pasaporte de la sección Datos personales no son visibles para los colaboradores: entrega copias por separado.
- «Modifica» en Salute también permite eliminar datos: concédelo solo si la familia de acogida tendrá que registrar el peso o notas de salud; para consultar, basta con «Visualizza».
- El acceso no caduca automáticamente: elimínalo al terminar la acogida.
El enlace de solo lectura de ⋮ » «Condivisione» es una alternativa pública: cualquiera que lo tenga, incluso sin cuenta, puede ver el microchip y la ubicación, si se han rellenado. No introduzcas la dirección del hogar de acogida en el campo «Posizione». Si desactivas y vuelves a activar el acceso compartido, seguirá siendo válido el mismo código y, por tanto, también el enlace anterior.
En el momento de la entrega: revisadla juntos
Antes de despediros:
- Leed la ficha juntos y aclarad cualquier duda, sobre todo acerca de los tratamientos y los contactos; si corregís algo, actualizad ambas copias.
- Pide a la familia que confirme que ha recibido la ficha, las recetas y las copias de los documentos.
- Fijad la primera actualización: día, hora y canal.
- Guarda una copia en la asociación y actualízala cuando algo cambie; indica la nueva fecha también en la versión compartida con el hogar de acogida.
