Si gestionas una residencia para perros y gatos, el informe de fin de estancia debe prepararse los días de regreso antes de la cita de recogida, no cuando el cliente ya ha llegado. Se entrega oralmente, con tres puntos clave, y por escrito, en una página con apartados siempre iguales. Describe hechos con fechas, sin diagnósticos ni tranquilizaciones genéricas como «todo ha ido bien».
Apartados esenciales del informe
Ten una página para cada huésped, perro o gato, y haz que cada turno anote lo que ocurre: antes de la recogida solo quedará revisarla y completarla. Los apartados siempre son los mismos:
| Apartado | Qué escribir |
|---|---|
| Fechas y duración | Entrada, salida y número de noches. |
| Alimentación | Cómo ha comido en comparación con el plan acordado; comida sobrante devuelta. |
| Necesidades | Paseos y arenero: si algo ha sido distinto de las costumbres indicadas al ingresar, escribe cuándo y cuántas veces. |
| Sueño y comportamiento | Hechos observados, no juicios: cómo ha dormido y cómo se ha comportado. |
| Actividades y convivencia | Paseos y juegos realizados; convivencia con otros huéspedes, si estaba prevista. |
| Salud | Qué has observado y en qué fecha, sin diagnósticos. Si has contactado con el veterinario: fecha, motivo, qué se hizo y a quién se avisó. |
| Tratamientos | Dosis administradas según las instrucciones escritas recibidas; administraciones fallidas, indicando el motivo; medicamentos sobrantes devueltos. |
| Peso | Al entrar y al salir, solo si forma parte del servicio y se ha medido con la misma báscula; indícalo como dato, no como juicio. |
| Objetos y documentos | Qué devuelves, comprobado con la lista completada al ingresar. |
| Notas para la próxima estancia | Qué ha funcionado y qué cambiar. |
Redactar las observaciones: hechos, fechas, nada de diagnósticos
Una frase imprecisa solo deja una impresión al propietario; una frase objetiva le da fechas y hechos, útiles también para su veterinario. Aquí tienes tres reformulaciones:
- «estaba triste los primeros días» se convierte en «durante los dos primeros días comió aproximadamente la mitad de la ración y prefirió quedarse en su espacio; a partir del tercer día, ración completa y dos sesiones de juego».
- «tenía la oreja sucia» se convierte en «el [fecha] sacudió la cabeza con frecuencia; no le limpiamos ni tratamos la oreja; valora si quieres comentarlo con tu veterinario».
- «el tratamiento fue bien» se convierte en «dosis administradas todas las mañanas y todas las noches según tus instrucciones escritas; el [fecha] no conseguimos administrarle la dosis de la noche porque la rechazó; te avisamos a las [hora]».
No minimices («será por el calor») ni alarmes («parecía encontrarse mal»): indica qué viste, cuándo y qué hiciste. No sugieras tratamientos, no establezcas umbrales de peso ni enumeres síntomas para interpretar: la interpretación corresponde al propietario y a su veterinario.
Una entrega organizada en diez minutos
Con el informe ya preparado, procura que la entrega dure unos diez minutos y sigue siempre el mismo orden:
- Comprueba que la persona que recoge al animal figura entre las personas autorizadas indicadas en la recepción; si no es así, no lo entregues antes de consultar con quien hizo la reserva.
- Entrega el animal.
- Comunica oralmente los tres puntos clave: lo que el cliente debe saber de inmediato, por ejemplo, una comida que no se tomó, un tratamiento que no se pudo administrar o un contacto con el veterinario.
- Devuelve objetos, comida, medicamentos y documentos, y marca la lista completada al ingresar.
- Entrega una copia escrita del informe, en papel o en formato digital.
- Pide al cliente que confirme la recepción de los objetos y medicamentos.
La confirmación final es una buena práctica organizativa: aclara qué se ha devuelto. Decide cómo recogerla, oralmente o por escrito. Reparte las recogidas en franjas reservadas y decide de antemano cómo gestionar los retrasos.
Después de la entrega: qué preguntar y qué conservar
Pide al propietario que te comunique, durante los días siguientes y a través del canal acordado, lo que observe en casa; anótalo con la fecha, sin sacar conclusiones. No prometas llamadas de seguimiento que no puedas garantizar: indica, en su lugar, el canal y los plazos de respuesta realistas.
Guarda una copia del informe en la ficha del cliente y actualiza las preferencias para la próxima estancia: qué ha funcionado y qué cambiar.
Si utilizas PawsPet Business
El método también funciona en papel. Con PawsPet Business puedes usar la Agenda para programar la recogida: en la pestaña «Agenda», toca «+» y se abrirá «Nueva cita». Con «Elegir cliente», selecciona al cliente (o créalo en el momento, con la casilla de consentimiento marcada) y luego a sus animales; si no eliges una opción de servicio, escribe un «Título». A continuación, configura «Inicio» y una «Duración» entre las opciones disponibles, de 15 a 240 minutos. Si dos recogidas coinciden, la cita se guarda igualmente y aparece el aviso «Se solapa»: decide si quieres cambiarla de hora. Después de la recogida, ábrela y márcala como «Hecho».
Para una reserva recibida a través de PawsPet, cuando el servicio haya terminado, abre el pedido (aceptado o en curso), toca «Actualizar estado» y luego «Marcar como entregado». En el campo «Mensaje», opcional, escribe un resumen de dos líneas: aparecerá en el historial del pedido, visible también para el cliente, que después confirma con «Confirmar entrega». Puedes adjuntar el informe completo, como documento o foto, en la pestaña «Chat» del pedido, si este tiene una conversación vinculada; los archivos adjuntos requieren conexión. Cuando las recogidas se concentran en unas pocas horas, tener las citas, los clientes y los animales en la misma agenda te ayuda a organizar el día.
Una plantilla para preparar hoy
Crea hoy la plantilla con los apartados de la primera sección y compártela con cada turno. Pruébala en tres entregas, anota qué falta y qué sobra, y luego corrígela. Que ocupe una página: será más fácil de entregar, leer y mostrar al veterinario.
