Después de cada visita, o a la hora acordada durante una estancia, envía una actualización breve con una estructura fija y una o dos fotos útiles. Es más clara que «todo bien» y más fácil de leer que una crónica minuciosa. Comunica enseguida cualquier anomalía según lo acordado, sin esperar al resumen rutinario.
Qué incluir en cada actualización
Usa esta lista para no olvidar la información esencial:
- Llegada y salida: indica las horas reales, no solo la duración prevista.
- Comida y agua: señala cuánto ha comido de la ración establecida por el propietario y si has renovado o rellenado el agua.
- Necesidades o arenero: describe lo que has observado y la limpieza realizada, sin deducir lo que no has visto.
- Estado de ánimo y comportamiento: cuenta cómo ha interactuado contigo y con el entorno.
- Actividad: resume el juego, el paseo o el cepillado, si estaban previstos y se realizaron.
- Novedades observadas: especifica qué es distinto de lo habitual o que no has notado novedades.
- Próxima visita: confirma el día y la franja horaria acordados.
Compara lo que observas con los hábitos descritos por el propietario al inicio del encargo. Es mejor decir «ha dejado la mitad de la comida» o «se quedó debajo de la cama durante los primeros diez minutos» que recurrir a interpretaciones como «se está poniendo caprichoso» o a hipótesis sobre su salud.
Ejemplo de mensaje
Esta plantilla para una visita nocturna a un gato debe adaptarse a lo observado y a lo acordado con el cliente:
Fotos y vídeos: pocos, útiles y respetuosos
Basta con una o dos imágenes elegidas para mostrar al animal y, cuando sea necesario, el cuenco o el arenero. No hace falta documentar cada gesto: elige fotos que aporten información, sin despertar al animal ni sacarlo de su escondite para fotografiarlo.
Un vídeo breve solo es útil si aclara algo que las palabras no pueden transmitir, por ejemplo, un momento de juego. Revisa siempre lo que aparece en las imágenes: evita mostrar la dirección o el número de la vivienda, llaves y cerraduras, documentos y habitaciones privadas del cliente.
Antes de publicar en redes sociales fotos de los animales de los clientes, pide permiso: la actualización privada y la promoción de tu actividad son dos usos diferentes.
Cuándo y dónde enviarlo
En el primer encuentro, acuerda un único canal, la frecuencia y la franja horaria de las actualizaciones: después de cada visita a domicilio o una vez al día durante las estancias. Define también los plazos de respuesta esperados por ambas partes, sin dar por hecho que habrá disponibilidad continua.
Si el envío se retrasa, avisa para no dejar esperando al cliente. Reserva también en tu agenda tiempo para escribir y elegir las imágenes: forma parte del encargo, no es algo que se haga solo si sobra tiempo.
Con un perfil de negocio activo, en PawsPet Business puedes mantener los mensajes relacionados con el encargo en la pestaña «Chat» del pedido, en la pestaña «Pedidos», si el cliente ha reservado a través de PawsPet y el pedido tiene una conversación vinculada. En la ficha del animal del cliente, en la pestaña «Clientes», puedes registrar cada visita como «Actividad» o «Nota», con fecha, notas y una foto, creando un historial fechado; las fichas del cliente y del animal no deben archivarse. Los registros no sustituyen la actualización que debes enviar al propietario.
Rutinas e imprevistos: dos mensajes diferentes
No dejes una anomalía para el informe de fin de visita: el animal no come, vomita, cojea, se ha hecho daño o se ha escapado, o hay algún desperfecto en casa. Estas situaciones deben comunicarse de inmediato, llamando o escribiendo según las pautas acordadas.
Si la situación puede ser urgente desde el punto de vista de la salud, contacta primero con el veterinario indicado por el propietario. Explica lo que has observado, cuándo y qué has hecho, sin formular diagnósticos ni tranquilizar con un «no es nada».
Después de una llamada, envía un breve resumen por escrito de lo ocurrido y de lo que se ha decidido, distinguiendo las indicaciones recibidas de tus propias observaciones.
Escribe hoy tu plantilla de actualización y úsala con todos los clientes de esta semana.
